אחד הצרכים המשמעותיים ביותר בעידן המידע, הוא הצורך להתמודד עם הצפת המידע. המטרה היא לסנן את המידע המוצג למשתמש על פי פרמטרים שונים, ובכלל זה:

 

א. מאפיינים של המידע (סוג המידע, ההקשר, שדות מטה-דטה נוספים)

ב. מאפיינים של המשתמש, כולל קבוצות וקהלי יעד אליהם הוא שייך.

 

השימוש במאפייני המידע בא לידי ביטוי בשיטות האחזור שפורטו לעיל. מאפייני המשתמש באים לידי ביטוי בשני מנגנונים עיקריים:

 

· מנגנון ההרשאות שמגדיר מה מותר ומה אסור למשתמשים מסוימים לראות.

· מנגנון קהלי יעד שמאפשר להכווין מידע מסוים לקבוצה מוגדרת של משתמשים, בלי לחסום אותו בהרשאות בפני קבוצות אחרות. המשמעות – הנגשת המידע לקהל יעד מסוים ע"י תצוגה ייעודית מוגדרת מראש החשופה רק עבור קבוצה זו. משתמשים אחרים יוכלו להגיע לאותו מידע, אבל לא באמצעות אותה התצוגה.