הרשתות החברתיות בארגונים הפכו להיות נושא עיסוק מרכזי במהלך השנים האחרונות. בין השאר, נושא הרשתות החברתיות העלה למודעות את היתרונות של שימוש ברשת. מטרת מאמר זה להציג כיצד ניתן ליישם את תפיסת הרשת בהיבטים נוספים של חיי הארגון, ובאמצעותה לשפר משמעותית את האפקטיביות של תהליכי העבודה בארגון.

 

קיימים שני צרכים עיקריים שמקבלים מענה באמצעות טכניקות וכלים של ניהול ידע:

 

א.      הצורך ליצור ערוצים לשיתוף ידע בין אנשים: היכולת לשאול שאלות ולקבל תשובות, להעלות רעיונות ולקבל משוב, והצורך להתייעץ עם אנשים נוספים.

ב.      הצורך למצוא תכנים בהקשרים הרלוונטיים.

 

מאמר זה ידגים כיצד הצורך הראשון מקבל מענה מוצלח באמצעות רשת חברתית ארגונית, והצורך השני באמצעות שילוב של שתי רשתות נוספות: רשת של מידע ורשת של מערכות מידע.

 

בנוסף, נראה כיצד שילוב של שלושת הרשתות מאפשר קפיצת מדרגה נוספת ביכולת למצות את הידע הקיים בארגון לטובת שיפור האפקטיביות ושיפור באיכות ההחלטות בכל הרמות

 

יכולת של עובדים ומנהלים לבצע את משימותיהם בצורה אפקטיבית תלויה במקרים רבים בידע שנמצא בידיהם בזמן בו הם מקבלים את ההחלטות או מבצעים את המשימות. במקרים רבים הידע הנדרש נמצא אצל אנשים אחרים בארגון, שעוסקים בנושאים דומים, או היו בסיטואציות דומות.

עד לפני עשרים שנה אנשים היו נמצאים בקשר יומיומי עם מספר מצומצם של אנשים, ובמרבית המקרים לא הכירו ולא היו נגישים לאנשים נוספים בארגון שהיו יכולים לסייע להם מאד לביצוע מהיר ואיכותי של משימות, ולקבל החלטות מוצלחת. לפני כעשרים שנה נולד המנגנון של קהילות ידע שאיפשר לאנשים בלי מכנה משותף מיחידות שונות בארגון להסתייע זה בזה ולשפר משמעותית את המיצוי של ידע הקיים בארגון.

הרשתות החברתיות מהוות קפיצת מדרגה נוספת המאפשרת חיבורים בין אנשים שונים בארגון על בסיס מכנים משותפים או הכרויות משותפות, ובכך מאפשרים שיפור נוסף בזרימה של הידע בין אנשים שונים בארגון.

רשתות חברתיות מהוות מנגנון מצוין לשיתוף ידע ונותנות מענה מוצלח לצורך הראשון של ניהול הידע (יצירת ערוצי שיתוף ידע בארגון).

 

מרבית המידע הנדרש לאנשים כבר קיים בארגון בצורה כזו או אחרת.

 

אחד הצרכים הבולטים באחזור מידע הוא הצורך לקבל, במקום אחד, את כלל המידע המתייחס לישות מסוימת (לקוח, פרויקט, מוצר, אירוע,...). קיימת טעות תפיסתית על פיה אנחנו מחפשים פריטי מידע (מסמכים, קבצים, רשומות,...), כאשר בפועל אנחנו בד"כ מחפשים "מידע על...". הבעיה היא שמידע על לקוח מסוים או על פרויקט מסוים יכול להיווצר במגוון גדול של מערכות, שכל אחת מהן נבנתה במטרה לתמוך בתהליך ארגוני כזה או אחר.

במרבית המקרים המערכות והתהליכים שבהם המידע נוצר הם המערכות והתהליכים הנכונים שבהם המידע ימשיך להיווצר גם בעתיד, אבל המשתמשים הנזקקים למידע זקוקים לאגרגציה של מידע בחתך של ישויות או תהליכים (אחרים) שבהם המידע נדרש.

השיטה שמאפשרת להמשיך לייצר את המידע במקומות בהם הוא נוצר, ומצד שני להגיש אותו למי שזקוק לו בחתכים בהם הוא נדרש, היא בניית רשת של מערכות (או פתרונות) שבציר אחד כוללות את המערכות שבהן המידע נוצר, ובציר השני את המערכות המאפשרות אחזור בחתכים הנדרשים.

 

בנייה נכונה של הרשת מאפשרת ניצול תהליכים ומערכות קיימות, והשקעת עיקר האנרגיה בארכיטקטורה נכונה של מערכות האחזור.

בהינתן כלל המידע על ישות מסוימת במקום אחד, עוברים לבעיה הבאה: בתוך המגוון הגדול של ישויות בארגון (לקוחות, פרויקטים, ספקים, אירועים,...) – איך מצליחים לאתר את הישות הספציפית בה אנו מעוניינים?

קיימות שלוש ארכיטקטורות בסיסיות לארגון המידע:

 

כאשר משלבים את שתי הרשתות האחרונות, מייצרים יכולת לנווט בין ישויות קשורות, כאשר עבור כל ישות ניתן לקבל את כלל המידע הרלוונטי שנוצר במערכות הארגון השונות. ניהול נכון של הרשתות מאפשר קפיצת מדרגה משמעותית ביכולת למצוא מידע ארגוני וביכולת להשתמש בו בצורה איכותית בהקשר הרלוונטי. חשוב לציין שהיכולת לאחזר מידע כוללת שלוש יכולות נפרדות:

שילוב הרשתות מאפשר להביא לידי ביטוי מוצלח את כל היכולות הנ"ל.

 

תהליכי ניהול ידע רגילים בארגונים מאפשרים להיעזר באנשים לאיתור אנשים אחרים (למשל בעזרת רשת חברתית), ולהיעזר במערכות המידע וארכיטקטורת המידע לטובת איתור תכנים. שילוב של שלושת הרשתות מאפשר לנו לממש שתי יכולות נוספות:

 

א.      היעזרות באנשים לאיתור תכנים

ב.      היעזרות בתכנים לאיתור אנשים.

 

דוגמא – אם האנשים הקשורים לנושא מקצועי מסוים יוגדרו כישות הקשורה לאותו נושא, אז רשת המידע כוללת בתוכה רשת של אנשים, ומאחדת את שתי הרשתות. במקרים רבים השייכות של אדם לנושא יכולה להיגזר מתוך מערכות מידע כזו או אחרת, ואז נעזרים בכל שלושת הרשתות כדי להעצים את היכולת שלנו למצוא תכנים ולייצר ערוצים נוספים לשיתוף ידע.

 

התפיסה של רשתות רב-מימדיות בארגון מהווה קפיצת מדרגה נוספת המרחיבה את התפיסה של רשתות חברתיות לכל המימדים הרלוונטיים בארגון. תפיסה זו מאפשרת לנו להגיע לאנשים ולמידע שעשויים לסייע לנו בביצוע משימות וקבלת החלטות איכותיים יותר. מומחי Know-edge מובילים תפיסה זו כבר עשר שנים (כולל מאמר שפורסם ב 2002 במגזין היוקרתי KMWorld), והם בעלי הידע והיכולת לממש תפיסה זו בארגונים.