על פי עקרונות הנדסת תכנה יש לבצע מספר שלבים בתהליך הבנייה של מערכת מידע. השלבים העיקריים הם:

 

·         גיבוש דרישות

·         אפיון

·         יישום / פיתוח

·         בדיקות

·         הטמעה

 

אחת הסיבות העיקריות לתהליך פיתוח תכנה כפי שתואר לעיל היא הצורך לחסוך בטעויות ובעבודה מיותרת. אם לא מבוצע תהליך מסודר של גיבוש דרישות, נוספות דרישות רבות בשלבים הבאים של הפרויקט, ואז המחיר של שילוב דרישות אלו בפתרון יקר, ומחייב בנייה מחדש של חלקים גדולים מהפתרון ו/או התפשרות עם פתרון של טלאים כבר ביציאה לדרך...

 

כאשר אין רשימת דרישות, ומסתפקים בהגדרה כללית של הצורך, לא ברור אם הפתרון באמת נותן מענה לצורך. במובן הזה ניתן להסתכל על דרישות כעל פירוט של הצורך. כאשר יוצאים לדרך עם רשימת דרישות מגובשת וברורה, ניתן לאורך הפרויקט לבחון אם כל אחת מהדרישות מקבלת מענה במסגרת האפיון והבנייה של הפתרון. רשימת דרישות מדויקת, ומעקב מתמשך מול רשימה זו הם תנאי חשוב להצלחה של פרויקט מחשוב בארגון.

 

תהליך גיבוש הדרישות מתבצע מול משתמשים מייצגים וגורמי IT. חומרי הגלם לתהליך הניתוח כוללים את:

 

·         סיכומי הראיון עם המשתמשים וגורמי ה IT

·         חומרי קריאה רלוונטיים שמועברים ע"י המרואיינים ומובילי התהליך בארגון

·         "משחק" עם המערכות הקיימות

·         הבנת האילוצים – החלטות מוקדמות על תשתית נתונה, תקציב, לוחות זמנים, אפשרות לבצע פיתוחים והתאמות, וכו’...

 

בהינתן כלל המידע מתבצע תהליך ניתוח ומגובשת רשימת הדרישות שכוללת, בד"כ, דרישות פונקציונאליות ודרישות טכנולוגיות. את הרשימה הזו צריך לתעדף מבחינת חשיבות הדרישות – תהליך שמבוצע מול הצוות המוביל את הפעילות מטעם הלקוח, או באמצעות קבוצות מיקוד מתאימות. צוותי הלקוח צריכים לכלול שילוב של מנהלים, משתמשים ואנשי IT, כדי להביא לידי ביטוי את הזוויות השונות הנדרשות מהמערכת.

 

תהליך גיבוש הדרישות מסתיים כאשר מתקבלת החלטה מה מתוך הדרישות יש לממש, מה מיותר, ומה צריך לממש כבר בשלב הראשון (הגדרת תכולה). מסמך הדרישות מהווה את הבסיס לתהליך האפיון.