אחד הצרכים העיקריים של עובדים ומנהלים בארגונים הוא הצורך למצוא מידע שיסייע בתהליכי קבל
ת החלטות או בביצוע משימות, יחסוך "המצאות גלגל", ויסייע להשיג את יעדי הארגון בצורה יותר אפקטיבית.

 

ניתן למצוא תכנים במגוון דרכים, חלקן מחייבות ארגון ותיוג המידע מראש, וחלקן לא. במקרים רבים אנשים מעוניינים למצוא תוכן בארגון כמו באינטרנט, אבל חיפוש בתוך ארגון לא דומה לחיפוש באינטרנט, הן בגלל שכמויות המידע לא מאפשרות את מימוש האלגוריתם של  Google(ושל מנועים אחרים באינטרנט), ומקשות על רמת הדיוק בדירוג התוצאות, והן בגלל שמבנה המידע בארגונים (כולל הפורמטים השונים) הרבה יותר מורכב מהמידע הקיים באינטרנט. עם זאת, קיימים כיום מנועי חיפוש ארגוניים חזקים מאד המהווים פתרון משלים חשוב מאד לפתרונות ניהול תכנים, ומאפשרים, במקרים רבים, למצוא מידע, גם אם לא תויג ולא אורגן מראש, וגם אם המידע נמצא במקומות / מערכות שונות בארגון. בין המנועים המובילים ניתן למנות את FAST, Autonomy, Ominfind, Vivisimo, ועוד...

 

להלן עיקרי היכולות של מנועי חיפוש ארגוניים:

 

·         בארגונים בהם יש הרבה מערכות ומאגרי מידע, משתמשים מעוניינים לבצע את החיפוש בבת אחת מול כלל המערכות, ולא לחפש בכל מערכת בנפרד. היכולת לחפש מידע במגוון גדול של מערכות ומקורות מידע יכולה להיות ממומשת ע"י מנועי חיפוש שמאנדקסים את כל המערכות והמאגרים הקיימים בארגון, או באמצעות יכולת חיפוש פדרטיבי – היכולת לחפש ממקום אחד מידע הנמצא במספר רב של מערכות ומקורות, תוך דיאלוג עם מנועי החיפוש המקומיים של כל מערכת. כל מנועי החיפוש המתקדמים, ובראשם FAST ו Autonomy, יודעים לספק כיום את שתי היכולות, ומאפשרים ללקוח לבחור את השיטה המועדפת. מנועי החיפוש הארגוניים יודעים להתמודד, בשונה ממנועי החיפוש באינטרנט, עם מגוון גדול של פורמטים (כולל מערכות מידע מובנות), ועם פתרונות מידור מורכבים.

·         אחת היכולות שחשובות לאנשים בחיפוש באינטרנט זה יכולת הדירוג של תוצאות שמאפשרת להגיע במהירות לתוצאה הנדרשת. יכולת זו לא ניתן לשחזר בתוך ארגונים, כי כמויות המידע בארגון קטנות בהרבה מהכמויות באינטרנט. מכיוון שכך, מנועי החיפוש הארגוניים מספקים יכולות אחרות שמאפשרות לצמצם את התוצאות עליהם המשתמש צריך לעבור, למשל - חלוקה של תוצאות חיפוש לקבוצות עפ"י טקסונומיה מוגדרת מראש ו/או עפ"י ניתוח מורפולוגי / סטטיסטי של מנוע החיפוש. העובדה שתוצאות החיפוש מחולקות לקבוצות מאפשרת למבצע החיפוש להתמקד בתכנים אליהם התכוון. למשל בחיפוש אחר המילה "כדור" התוצאות יתחלקו לכאלו המתייחסות לכדור משחק, לכדור רובה, לגלולה או לצורה הגיאומטרית, והמשתמש יכול להתמקד רק באותן תוצאות הרלוונטיות בעיניו.

·         חיפוש מתקדם – מלבד היכולת לבצע חיפוש Full text, מנועי החיפוש הארגוניים מספקים מגוון יכולות של חיפוש מתקדם תוך שימוש ב MetaData שקיימת בפריטים השונים. יכולת החיפוש המתקדם משמשת "גשר" בין הפתרונות המובנים של ניהול תכנים לבין יכולת החיפוש, ובשימוש נכון משלבים את היתרון של שתי השיטות.

·         יכולת שמירה וחזרה על שאילתות נפוצות – משתמש יכול לרצות להשתמש באותה שאילתת חיפוש מספר רב של פעמים, או אפילו להריץ אותה אוטומטית כל תקופת זמן מוגדרת מראש, כדי לאתר תוצאות חדשות המתאימות לאותה שאילתה.

·         בניית אפליקציות מורכבות המבוססות על יכולת החיפוש כיכולת ליבה. מנוע FAST מאפשר ליישם באמצעותו מגוון גדול של אפליקציות, שמתבססות על יכולת הליבה שלו (חיפוש...)

 

תהליך הבחירה וההטמעה של כלי חיפוש בארגון הוא תהליך מורכב המחייב את הלקוח להחליט מה חשוב לו יותר: היקף מקורות המידע, דיוק התוצאות, יכולת ניתוח מורפולוגי, ממשק נוח לסינון התוצאות ועוד... בהינתן ההעדפות ניתן לבחור בכלי הנכון וליישם את היכולות החשובות על פי סדר העדיפויות של הלקוח.